Länkstig

Tillstånd, Säkerhet och Ansvar

Tillstånd, Säkerhet och Ansvar

Evenemangets karaktär och plats är avgörande för vilka tillstånd som behövs, kraven på säkerhet samt vilket ansvar som ligger på arrangören. Följande huvudkategorier har olika krav på tillstånd, säkerhet och ansvar: 

  • Inomhusevenemang
     
  • Utomhusevenemang
     
  • Små evenemang med 0 - 100 besökare (kräver i regel inte anmälan om offentlig tillställning). 
     
  • Små evenemang med upp till 200 besökare (kräver räddningsplan).
     
  • Små evenemang med 200 - 2 000 personer/besökare (kräver räddningsplan, tillstånd och ordningsvakter).
     
  • Storevenemang - över 2 000 personer/besökare (skilda krav för storevenemang).

Vilka tillstånd och säkerhetsåtgärder som behövs beror dels på hur stort evenemanget är och dels på vilken typ av evenemang det gäller. I det här skedet av planeringen kan det vara bra att bekanta sig med myndigheternas information, krav och blanketter.

Polisen - Offentliga tillställningar
Räddningsverket - Publika tillställningar

 

Gör en evenemangsbeskrivning

För att tydliggöra er plan (för er själva och för myndigheter) är en evenemangsbeskrivning  innehållande evenemangets karaktär, innehåll, målgrupp samt personal med kontaktuppgifter och ansvarspersoner till stor hjälp. Den underlättar för arrangören själv samt för involverade myndigheter när ni ansöker om olika tillstånd.

Ju större evenemang, desto fler ansvarspersoner behövs, t ex  arrangör, evenemangsansvarig, säkerhetsansvarig, FHJ-ansvarig, ansvarsperson för teknik och tillfälliga konstruktioner samt övrig personal och deras uppgifter. Alla dessa är bra att ta med i evenemangsbeskrivningen med kontaktuppgifter.

Exempel på evenemangsbeskrivning hittas i Checklistor och botten i slutet av handboken.

 

Inomhusevenemang

Vid inomhusevenemang är lokalen i fråga oftast godkänd som offentlig samlingslokal. Det betyder att det finns en godkänd räddnings- och säkerhetsplan för lokalen. Den fås av den som ansvarar för eller hyr ut utrymmet. En offentlig samlingslokal har alltid ett fastställt max antal besökare som får vistas i lokalen samtidigt.

I räddnings- och säkerhetsplan för lokalen ska info om nödutgångar, brandsäkerhet samt första hjälp finnas. Det är på arrangörens ansvar att känna till säkerhets- och räddningsplanen och veta hur man agerar vid en eventuell olycka. Är lokalen i fråga inte godkänd som offentlig samlingslokal behöver ett utlåtande för tillfällig offentlig samlingslokal göras av myndigheter, oftast brandinspektion och byggnadstillsyn. För det behövs en räddnings- och säkerhetsplan, som godkänts av myndigheterna. 

Utgående från den planen kan publikmängd och andra nödvändiga arrangemang planeras. Ansvaret för att all personal som medverkar i evenemanget känner till räddnings- och säkerhetsplan ligger hos arrangören eller ansvarig evenemangsperson. Räddnings- och säkerhetsplan ska alltid bifogas till ansökan eller anmälan till myndigheter såsom Räddningsverket och Polisen. 

Detta är viktigt att komma ihåg när man arrangerar små evenemang:

  • Gör anmälan om offentlig tillställning till polisen
     
  • Räddnings- och säkerhetsplan för lokalen bifogas ansökan/anmälan till myndigheter.
     
  • Personal som medverkar i evenemanget bör känna till räddnings- och säkerhetsplan. 
     
  • Teosto & Gramex lov
     
  • Andra tillstånd och lov beroende på evenemangets karaktär

 

Utomhusevenemang

Ett utomhusevenemang kräver alltid mera av arrangören i fråga om säkerhetsarrangemang. Här måste arrangören själv göra räddnings- och säkerhetsplan för evenemanget eftersom platsen oftast inte är en av myndigheterna godkänd samlingslokal eller -plats. Ansvaret för att all personal som medverkar i evenemanget känner till räddnings- och säkerhetsplan ligger hos arrangören eller ansvarig evenemangsperson. 

Följande behövs alltid vid arrangerande av evenemang eller offentlig tillställning utomhus:

  • Skriftligt tillstånd av markägaren (Markägartillstånd). 
     
  • Säkerhetsplan om besökarantalet överstiger 200 (text + beskrivande karta)
     
  • Räddningsplan inklusive räddningsvägar för utryckningsfordon om besökarantalet överstiger 200.
     
  • Ansvarsförsäkring för publika evenemang. Ifall det finns flera arrangörer för evenemaget bör försäkringen vara i huvudarrangörens namn.
     
  • Anmälan om offentlig tillställning
     
  • Bulleranmälan till kommunen ifall evenemanget har miljöpåverkande karaktär eller sker efter kl 22.00
     
  • Plan och tillstånd för trafikdirigering (om så behövs)
     
  • Plan för sophantering
     
  • Teosto & Gramex lov
     
  • Andra tillstånd och lov beroende på evenemangets karaktär

 

Små evenemang 

Mindre evenemang kan indelas i kategorier enligt publikmängd, under eller över 100/200 besökare. Tumregeln är att ett evenemang under 100 besökare inte kräver en anmälan om offentlig tillställning och ordningsvakt. Över 100 besökare kräver ordningsvakt(er) och med över 200 besökare krävs säkerhetsplan med anmälan till Polisen och Räddningsverket. Här inverkar dock evenemangets karaktär, innehåll och målgrupp. Ifall evenemanget har utskänkning krävs ordningsvakt(er) och därigenom oftast en anmälan om offentlig tillställning. Är ni osäkra på om ert evenemang med under 100/200 besökare kräver anmälan eller åtgärder av myndigheterna, kontakta dem med er evenemangsbeskrivning och fråga så får ni besked!

Polis: lupahallinto.lounais-suomi@poliisi.fi
Räddningsverket: pelastuslaitos.tapahtumat@turku.fi

 

Storevenemang 

I huvudsak klassas evenemang som storevenemang då publikantalet överstiger 2 000 besökare/personer. Vid storevenemang är kraven på tillstånd, säkerhetsarrangemang och ansvar mycket större. Vid storevenemang bör ansvaret fördelas på flera olika personer och ansvarsområden. Ofta behövs professionell personal eller företag som gör och ansvarar för dessa tillsammans med evenemangsarrangören.

Den här manualen går inte in i detalj på storevenemang. Om ni som oerfarna arrangörer vill ordna stora evenemang rekommenderas att ni anlitar professionell hjälp. Det kan vara bra att  t ex avlöna någon för att sköta planering och tillståndsansökningar och att hyra in utbildade ordningsvakter. Vid storevenemang krävs utbildad Första hjälp-grupp och FHJ-punkt på evenemangsområdet.

 

Tillstånd och Ansvar

En evenemangsarrangör är alltid ansvarig för evenemanget i sin helhet. Det gäller publiken, de som arbetar med evenemanget, alla tillfälliga konstruktioner och  all teknik. Det är viktigt att ha rätt försäkring, ansvar, ordning och säkerhet för samtliga som deltar evenemanget.
 

Ansvarsförsäkring

En ansvarsförsäkring täcker publiken och personalen vid en olycka. Ansvarsförsäkring kan tecknas evenemangsspecifikt eller på årsbasis (gäller då även för flera evenemang av samma arrangör). Priset på årsbasis skiljer sig inte mycket från evenemangsvis och ligger oftast på 200 - 350€ för ett mindre evenemang utomhus. En ansvarsförsäkring skall alltid stå i huvudarrangörens namn om flera arrangörer samarrangerar. Ifall det gäller ett talkoevenemang kan en förmånligare talkoförsäkring tecknas för evenemangets personal om dessa är tex föreningsmedlemmar men observera att den inte täcker besökande publik.
Vid anmälan om offentligt tillställning till Polisen ska en giltig ansvarsförsäkring ingå.
 

Ordning

Huruvida man behöver ordningsvakter och hur många avgörs ofta av arrangören. Evenemangets målgrupp, tid och publikmängd avgör långt om man behöver ordningsvakter eller om vanlig evenemangspersonal kan finnas till för publiken. Är ni osäkra, kontakta Polisen och fråga.

Vem som helst kan inte vara ordningsvakt. I regel krävs att man gått en utbildning och har ett giltigt ordningsvaktskort. Polisen kan på begäran från arrangören utse tillfälliga ordningsvakter för evenemanget i fråga (tex vid mindre evenemang kan en eller flere av arrangörerna utses till ordningsvakt). Detta görs vid anmälan om offentlig tillställning.

Följande faktorer inverkar på hur många ordningsvakter som behövs:

  • Utskänkning (alkoholservering vid evenemanget) då behövs alltid ordningsvakter
     
  • Tid på dygnet för evenemanget
     
  • Evenemangets karaktär, innehåll eller målgrupp (tex rockkonsert eller barnteater)
     
  • Tumregeln är att ett evenemang med över 100/200 besökare förutsätts ha en ordningsvakt per 50 besökare.
     
  • Det kan vara bra att ha en ordningsvakt, som kan hjälpa och kontrollera publiken, även om det inte krävs enligt myndigheterna. 
     
  • Åbolands Ungdomsförbund brukar arrangera ordningsvaktskurser där tex föreningsmedlemmar kan delta.

 

Inhyrd teknik

Då ni hyr in teknik av tredje part, kontrollera att de har tekniken försäkrad. Om inte är det bra att teckna en sådan försäkring så att inga överraskningar uppstår i efterhand. OBS! Inhyrd teknik som kommer att stå uppriggad tex över natten och utanför bemannad evenemangstid måste bevakas! Enligt lag kan inte arrangören själv utföra detta utan bevakningen måste göras av certifierat vaktbolag. Ett avtal om bevakning krävs i anmälan om offentligt tillställning, som görs till polismyndigheten. Beakta även detta i er budget eftersom kostnaden för detta kan vara flera hundra euro.

 

Tillfälliga konstruktioner

Då ni hyr in eller använder er av teknik som scen- eller tältkonstruktioner klassas dessa som tillfälliga konstruktioner. Be om certifikat eller så kallat “pystytystodistus” på de tillfälliga konstruktionerna av den som hyr ut dem. Det certifikatet gör uthyraren ansvarig för tekniken då ni som arrangör använder den enligt bestämmelser och föreskrifter.

Ifall leverantören av tillfälliga konstruktioner inte kan ge er certifikat eller “pystytystodistus” eller om ni bygger egna scen- eller tältkonstruktioner är det viktigt att beakta riskerna och helst låta dessa granskas av myndigheter så att de är säkra att använda. Detta skall nämnas i anmälan om offentlig tillställning så att de vid behov kan granskas av myndigheterna.

 

Bulleranmälan

Anmälan vid användning av ljudanläggning gäller främst vid uteevenemang och speciellt i tätort, bebyggelse eller känslig miljö. Tex vid vatten kan ljudet spridas långa vägar. I tätort kan ljudet spridas långt från evenemangsplatsen med vind eller genom att reflekteras via närliggande byggnader. Effektivaste sättet att påverka spridningen av ljud från ert evenemang är att rikta och dimensionera ljudanläggningen enligt behov och närmiljön. Gör en uppskattning av ljudnivån vid ert evenemang enligt programinnehåll och uppträdande artisterna och inkludera detta samt storleken och karaktären på ljudanläggningen (PA) i evenemangsbeskrivningen. Ni själva eller evenemangets ljudtekniker kan göra en uppskattning av ljudnivån i decibel samt ljudets spridning och effekt på närmiljön vid evenemanget.

Användning av ljudanläggning vid evenemang kan kräva anmälan eller tillstånd av staden. Ifall bulleranmälan enligt miljöskyddslagen inte krävs, ska en skild anmälan om användningen av ljudanläggning göras till miljövårdsbyrån, om man har för avsikt att använda ljudanläggning efter kl 22.00 (t.ex i samband med uteserveringar).

Anmälan skall göras senast 2 veckor innan evenemanget.

Blankett för Anmälan om användning av ljudanläggning, Pargas stad


Sophantering

Sophantering, speciellt vid utomhusevenemang, behöver också planeras. Staden vill ta del av evenemangets plan för sophantering. Detta kan göras i samband med bulleranmälan. Lättast är att beskriva sophanteringen i evenemangsbeskrivningen och bifoga en karta över evenemangets sopkärl och -hantering. Följande är bra att tänka på och genomföra:

  • Plan med karta för sophanteringen
     
  • Tillräckligt med sopkärl placerade vid utvalda punkter på evenemangsplatsen
     
  • Sortering, behöver evenemanget sortera avfallet på plats och ställe?
     
  • Tydlig och synlig markering av sopkärl för besökarna 
     
  • Hur hanteras avfallet efter evenemanget? Egen transport eller beställd transport till avfallscentralen


Servering & Hygien

Servering och försäljning av livsmedel vid evenemang kan kräva en hel del åtgärder, tillstånd och lov, beroende på evenemangets karaktär och vilka livsmedel som serveras. Dessa tillstånd handhas av Livsmedelsverket Evira.

Mindre kaffeförsäljning inomhus (när verksamheten inte kan betraktas som idkande av näring) kräver oftast inte större åtgärder än att arrangören ser till att råvaror, förvaring och hantering samt servering sker enligt bestämmelser. Hygienpass hos de som hanterar råvaror är att rekommendera.

Ifall servering sker i större skala eller utomhus ökar kraven och man behöver tänka på förvarning, temperatur, hantering och servering. Ifall råvaror och livsmedel förvaras, tillreds och serveras på själva evenemangsplasten behövs definitivt tillstånd och lov för detta. Det gäller allt från att förvaring, hantering, tillredning och servering till hygien för besökarna och avfallshantering. Om inte arrangören själv har (av myndigheterna godkänd) förvaring, tillstånd, hygienpass och kunskap rekommenderar vi starkt att involvera en professionell företagare eller catering som har hand om serveringen. 

Eviras anvisning för Utomhusförsäljning i PDF  

 

Servering & Utskänkning

För servering av alkoholdrycker som innehåller över 2,8 procent alkohol krävs tillstånd. Innan serveringsverksamhet inleds ska serveringstillstånd sökas och beviljas. Serveringstillståndet är specifikt för serveringsstället och näringsidkaren. Serveringstillstånd beviljas tills vidare eller för viss tid. Serveringstillstånd beviljas efter skriftlig ansökan av regionförvaltningsverket för den ort där serveringsstället är beläget.

Serveringstillstånd för arrangör, förening eller tillfällig verksamhet kan bli väldigt dyrt. Även här rekommenderas att involvera företagare eller catering som har alla dessa tillstånd i sin verksamhet och en ständig kontakt med Valvira.

Valviras informationssidor om Serveringstillstånd

 

Teosto & Gramex

Ett verk (sång, låt, stycke, pjäs m.m.) är oftast upphovsrättsskyddat. Som arrangör är man ansvarig för teckna licens, lov eller avtal för upphovsrättsskyddat material, som framförs under ett offentligt evenemang. Oberoende om det är frågan om levande musik eller mekanisk musik (spelat från tex Spotify eller andra digitala tjänster) behövs ett avtal. Lov, avtal eller licens kan uppgöras för ett specifikt evenemang eller för löpande verksamhet. Ett lov behövs oberoende om evenemanget är gratis eller kostar. Lovet gäller även för alla offentliga uppträdanden som konserter, dans, föreställning, utställningar, marknad m.m.

Dessa lov gällande musikframföranden handhas av Teosto och Gramex. Grovt indelat sköter Teosto levande musik och Gramex mekanisk musik. En arrangör kan oftast få tillstånd för båda i samma ansökan. Det kanske mest använda och enklaste för mindre arrangörer och små evenememang (under 200 besökare) som arrangerar flera evenemang per år är Kymppilupa. Läs mer om lovet, alternativen, innehållet och prissättningen på Teostos sidor (endast på finska). Kymmpilupa kostar 59€ (för mekanisk musik) eller 119€ (för levande och mekanisk musik) per år.

För större evenemang (över 200 besökare) är Teostos Tapahtumalupa är aktuellt.
Vanligen gör arrangören ett Teostoavtal innan evenemanget och rapporterar besökarantal, sålda biljetter och inkomster av biljettförsäljningen samt uppträdande artister till Teosto i efterhand. Därifrån räknar Teosto ut avgiften för evenemanget ifråga och skickar faktura för upphovsrättsersättningar. Arrangören behöver inte meddela vilka verk eller låtar som framförts under evenemanget utan det görs vanligtvis av de uppträdande artisterna. I vissa sammanhang kan arrangören vara skyldig att rapportera framförda verk till Teosto.
Kostnaden för upphovsrättsersättningar kan ligga på 50-500€ beroende på evenemangets storlek, publikmängd och hur mycket musik som framförs.

Upphovsrättslov för mässevenemang fås via musiikkiluvat.fi Upphovsrättskostnader för tex teaterpjäser sköts oftast av föreställningens egen arrangör/producent men kan vara värt att ta upp till diskussion då dylik föreställning bokas.

Vid anmälan om offentlig tillställning till Polisen frågas även efter nummer för Teosto lov.

Till nästa sida: Tillgänglighet